BA 3rd Semester Political Unit 3 Personnel Administration (বিষয়া প্ৰশাসন) Questions and Answers

Comprehensive notes on Personnel Administration for BA 3rd Semester (Gauhati University FYUGP/NEP 2020). These notes cover objective, short, and essay-type questions on recruitment, bureaucracy, merit system, and more, available in Assamese and English.

Core Concept of Public Administration:

Personnel Administration is the management and application of human resources within the public service framework. It is defined as the strategy of selecting new employees and making efficient use of existing ones to obtain the maximum quality and quantity of output and service from the working force. The quality of a nation's administration fundamentally rests upon the skill, foresight, experience, and wisdom of its governing officials.

In Assamese: বিষয়া প্ৰশাসন হৈছে ৰাষ্ট্ৰীয় সেৱাৰ ভিতৰত মানৱ সম্পদৰ ব্যৱস্থাপনা আৰু প্ৰয়োগ, যাৰ মূল উদ্দেশ্য হৈছে সৰ্বাধিক মানদণ্ড আৰু পৰিমাণৰ সেৱা লাভ কৰা । দেশৰ প্ৰশাসনৰ মানদণ্ড পৰিচালনা কৰা বিষয়াসকলৰ দক্ষতা, দূৰদৰ্শিতা, অভিজ্ঞতা আৰু জ্ঞান-বুদ্ধিৰ ওপৰত নিৰ্ভৰ কৰে । ই হৈছে উপযুক্ত লোক নিয়োগ (প্ৰৱেশন), ক্ষমতা বৃদ্ধি (প্ৰশিক্ষণ), আৰু দক্ষতাৰে কাম কৰিবলৈ উৎসাহিত কৰা (পদোন্নতি) আদি সমস্যাসমূহৰ সৈতে জড়িত ।

Click here to Onen Text Book
(Writer- Dr. Kripal Chandapal)

A. One Mark Questions (Objective Questions)

  1. Question: When did the Kothari Committee submit its report on the policy and selection methods for recruitment?
    (প্ৰাৰ্থী বাছনিৰ নীতি আৰু পদ্ধতিৰ বিষয়ে কোঠাৰী কমিটিয়ে ইয়াৰ প্ৰতিবেদন কেতিয়া দাখিল কৰিছিল?)
    Answer: 1976 (১৯৭৬)
  2. Question: Who said: "Personnel Administration is the art of selecting new employees and making use of old ones in such manners that the maximum quality and quantity of output and service are obtained from the working force"?
    (কোনে কৈছিল: "দেশসেৱাৰ লগত জড়িত কৰ্মচাৰীৰ পৰা যাতে গুণগত আৰু পৰিমাণগত সেৱা লাভ কৰিব পৰা যায়, সেই উদ্দেশ্যে নতুন কৰ্মচাৰী নিয়োগ আৰু পুৰণি কৰ্মচাৰী ব্যৱহাৰৰ কৌশলেই হৈছে বিষয়া প্ৰশাসন।")
    Answer: F. A. Nigro (এফ. এ. নিগ্ৰো)
  3. Question: What is the final stage in the process of recruitment?
    (প্ৰৱেশন প্ৰক্ৰিয়াৰ শেষ পৰ্যায় কি?)
    Answer: Appointment (নিয়োগ / মকৰল)
  4. Question: What is the principle followed in appointing staff based on loyalty to the political party in power, common in the USA?
    (ক্ষমতাত থকা ৰাজনৈতিক দলৰ প্ৰতি আনুগত্যৰ ভিত্তিত কৰ্মচাৰী নিয়োগ কৰা নীতিটোক কি বোলা হয়, যি আমেৰিকাত প্ৰচলিত আছিল?)
    Answer: Spoils System (পদ-পুৰস্কাৰ ব্যৱস্থা)
  5. Question: What is the concept opposed to the Spoils System?
    (পদ-পুৰস্কাৰ ব্যৱস্থাৰ ঠিক বিপৰীত ধাৰণাটো কি?)
    Answer: Merit System (মেধা পদ্ধতি)
  6. Question: Who defines promotion as: "an appointment from a given position to a more difficult type of work and greater responsibility, accompanied by change of title and usually an increase in pay"?
    (পদোন্নতিৰ সংজ্ঞা দি কোনে কৈছিল: "কোনো এটা নিৰ্দিষ্ট পদবীৰ পৰা অৰ্হতা আৰু অভিজ্ঞতাসম্পন্ন বিষয়াক অধিক কৰ্তৃত্ব, দায়িত্ব আৰু বেতন দি উচ্চ পদবীত নিযুক্তি দিয়াকে পদোন্নতি বোলা হয়।")
    Answer: L. D. White (এল. ডি. হোৱাইট)
  7. Question: Which principle of promotion is based solely on the length of service?
    (পদোন্নতিৰ কোনটো নীতি কেৱল চাকৰিৰ কালছোৱাৰ ওপৰত নিৰ্ভৰ কৰে?)
    Answer: Seniority Principle (জ্যেষ্ঠতা নীতি)
  8. Question: Where is the National Academy of Administration, renamed as Lal Bahadur Shastri National Academy of Administration (LBSNAA) in 1972, located?
    (ৰাষ্ট্ৰীয় প্ৰশাসন একাডেমী, যিটো ১৯৭২ চনত লালবাহাদুৰ শাস্ত্ৰী ৰাষ্ট্ৰীয় প্ৰশাসন একাডেমী নামেৰে নামকৰণ কৰা হৈছিল, ক'ত অৱস্থিত?)
    Answer: Mussoorie (মুছৌৰী)
  9. Question: What is the primary aim of recruitment known as the 'Negative' method?
    (প্ৰৱেশনৰ 'নকাবাত্মক' পদ্ধতিৰ প্ৰাথমিক উদ্দেশ্য কি?)
    Answer: To stop outside influence and remove unqualified people from the competition (বাহিৰৰ পৰা অহা প্ৰভাৱ বন্ধ কৰা আৰু অনুপযুক্ত লোকক প্ৰতিযোগিতাৰ পৰা আঁতৰ কৰা)
  10. Question: What is the process of employee selection through open competition known as?
    (মুকলি প্ৰতিযোগিতাৰ জৰিয়তে কৰ্মচাৰী বাছনি কৰা পদ্ধতিক কি বুলি কোৱা হয়?)
    Answer: Direct Recruitment (প্ৰত্যক্ষ প্ৰৱেশন পদ্ধতি)
  11. Question: According to the Indian Constitution, who appoints the Chairman and members of the Union Public Service Commission (UPSC)?
    (ভাৰতীয় সংবিধান অনুসৰি, কেন্দ্ৰীয় লোকসেৱা আয়োগৰ অধ্যক্ষ আৰু সদস্যসকলক কোনে নিয়োগ কৰে?)
    Answer: The President (ৰাষ্ট্ৰপতিয়ে)
  12. Question: What is the maximum age until which a member of the Union Public Service Commission can hold office?
    (কেন্দ্ৰীয় লোকসেৱা আয়োগৰ সদস্য এজনে কিমান বছৰ বয়সলৈকে কাৰ্যভাৰ গ্ৰহণ কৰিব পাৰে?)
    Answer: 65 years (৬৫ বছৰ)
  13. Question: What is the training given to employees after they join the service called?
    (চাকৰিত যোগদান কৰাৰ পিছত কৰ্মচাৰীসকলক দিয়া প্ৰশিক্ষণক কি বুলি কোৱা হয়?)
    Answer: In-service Training (চাকৰিত যোগদান কৰাৰ পিছত দিয়া প্ৰশিক্ষণ)
  14. Question: Which form of training is gained through real-life experience and contact with senior officers?
    (জ্যেষ্ঠ বিষয়াসকলৰ সংস্পৰ্শ আৰু বাস্তৱ অভিজ্ঞতাৰ জৰিয়তে লাভ কৰা প্ৰশিক্ষণক কি বুলি কোৱা হয়?)
    Answer: Informal Training (আনা-আনুষ্ঠানিক প্ৰশিক্ষণ)
  15. Question: Who is generally the ultimate appointing authority for members of the All India Services?
    (সৰ্বভাৰতীয় সেৱাৰ সদস্যসকলৰ চূড়ান্ত নিয়োগ কৰ্তৃপক্ষ কোন?)
    Answer: The President (ৰাষ্ট্ৰপতি)

4 Marks Questions (Short Answer Questions)

  1. Question: Discuss any four advantages of the Merit System.
    (মেধা ব্যৱস্থাৰ যিকোনো চাৰিটা সুবিধা আলোচনা কৰা।)
    Answer:
    • Freedom from Political Influence (দলীয় প্ৰভাৱৰপৰা মুক্তি)
    • Security of Tenure (কাৰ্যকালৰ নিশ্চয়তা)
    • Equal Opportunity (সমান সুযোগ)
    • Appointment of Qualified Personnel (যোগ্যতাসম্পন্ন লোকৰ নিযুক্তি)
  2. Question: Mention any four objectives of Training.
    (প্ৰশিক্ষণৰ যিকোনো চাৰিটা উদ্দেশ্য উল্লেখ কৰা।)
    Answer:
    • Enhancing Skill and Knowledge (দক্ষতা আৰু জ্ঞান বৃদ্ধি)
    • Preparation for a Changing Environment (পৰিৱৰ্তিত পৰিৱেশৰ বাবে উপযুক্ত কৰা)
    • Creating Accountability to the Public (জনসাধাৰণৰ প্ৰতি দায়বদ্ধতা সৃষ্টি)
    • Preparation for Future Responsibilities (ভৱিষ্যতৰ দায়িত্বৰ বাবে প্ৰস্তুত কৰা)
  3. Question: Write four merits of promotion based on the Seniority Principle.
    (জ্যেষ্ঠতা নীতিৰ ভিত্তিত দিয়া পদোন্নতিৰ চাৰিটা গুণ লিখা।)
    Answer:
    • Absence of Corruption (দুৰ্নীতিৰ সম্ভাৱনা নাই)
    • Promotion of Experienced Individuals (অভিজ্ঞতাসম্পন্ন ব্যক্তিক প্ৰমোচন)
    • Employee Satisfaction and Morale (কৰ্মচাৰীৰ সন্তুষ্টি আৰু মনোবল)
    • Freedom from Political Influence (ৰাজনৈতিক প্ৰভাৱৰপৰা মুক্তি)
  4. Question: Suggest measures for the removal of the Evils of Indian Bureaucracy.
    (ভাৰতৰ আমোলাতন্ত্ৰৰ আসোঁৱাহ নাইকিয়া কৰাৰ উদ্দেশ্যে পৰামৰ্শ দিয়া।)
    Answer:
    • Decentralization of Power (ক্ষমতাৰ বিকেন্দ্ৰীকৰণ)
    • Effective Legislative Control (বিধানমণ্ডলৰ কাৰ্যকৰী নিয়ন্ত্ৰণ)
    • Establishment of Administrative Courts (প্ৰশাসনীয় ন্যায়ালয়ৰ ব্যৱস্থা)
    • Public Participation and Oversight (জনসাধাৰণৰ অংশগ্ৰহণ)

10 Marks Questions (Essay Type Questions)

  1. Question: What is meant by Recruitment? Discuss the merits and demerits of Direct Recruitment and Indirect Recruitment.
    (প্ৰৱেশন বুলিলে কি বুজা? প্ৰত্যক্ষ আৰু পৰোক্ষ প্ৰৱেশন পদ্ধতিৰ গুণ-দোষ আলোচনা কৰা।)
    Answer:

    Meaning of Recruitment: Recruitment is the process of attracting and selecting candidates for vacant posts in the civil service. It is the foundation of the public personnel system, distinct from Appointment, which is the final directive given to selected candidates to join their posts.
    (প্ৰৱেশনৰ অৰ্থ: প্ৰৱেশন শব্দই কোনো নিৰ্দিষ্ট সেৱাত খালী হৈ থকা পদ পূৰণৰ বাবে প্ৰাৰ্থীক আকৰ্ষণ কৰা আৰু বাছনি কৰা পদ্ধতিক বুজায় । ই নিয়োগ (Appointment) শব্দটোৰ পৰা পৃথক; নিয়োগ মানে বাছনি কৰা প্ৰাৰ্থীসমূহক নিজৰ নিজৰ পদত যোগদান কৰিবলৈ দিয়া অনুমতি বা নিৰ্দেশ । দেশৰ প্ৰশাসন দক্ষতাৰে আৰু ফলদায়ক হিচাপে চলাবলৈ অভিজ্ঞতাসম্পন্ন বিষয়াৰ দৰকাৰ, আৰু উপযুক্ত লোকক বাছনি কৰাটো বিষয়া প্ৰশাসনৰ অন্যতম সমস্যা ।)

    Direct Recruitment (প্ৰত্যক্ষ প্ৰৱেশন পদ্ধতি)

    (এই পদ্ধতিক মুকলি প্ৰতিযোগিতাৰ পদ্ধতি বুলি কোৱা হয়, য'ত অৰ্হতাসম্পন্ন সকলো প্ৰাৰ্থীয়ে চৰকাৰী পদবীৰ বাবে প্ৰতিদ্বন্দ্বিতা কৰিব পাৰে । ইয়াত বাহিৰৰ পৰা লোকক নিয়োগ কৰা হয়।)

    Merits(গুণ): Democratic and fair; entry of young and energetic candidates; better quality of personnel; infusion of new ideas and technology.
    • গণতন্ত্ৰসম্মত: এই পদ্ধতিত সকলো লোককে সমান সুযোগ আৰু সুবিধা দিয়া হয়, সেয়েহে ই গণতন্ত্ৰসম্মত ।
    • উপযুক্ত প্ৰাৰ্থীৰ সম্ভাৱনা: মুকলি প্ৰতিযোগিতাৰ জৰিয়তে বাছনি কৰিলে অৰ্হতাসম্পন্ন আৰু উপযুক্ত প্ৰাৰ্থী পোৱাৰ সম্ভাৱনা বেছি থাকে ।
    • নতুন আৰু ডেকা লোকৰ অন্তৰ্ভুক্তি: এই পদ্ধতিৰে প্ৰশাসনীয় সেৱাত বিশ্ববিদ্যালয় বা কলেজৰ পৰা অহা ডেকা লোক অন্তৰ্ভুক্ত হয়, যিসকলে পৰিৱৰ্তনক সমৰ্থন কৰে আৰু কাম কৰাৰ বাবে উৎসাহী হয়
    • প্ৰতিযোগিতাৰ মনোভাৱ: বাহিৰৰ প্ৰাৰ্থীৰ লগত প্ৰতিযোগিতা কৰাৰ নিয়ম থাকিলে, চৰকাৰী কৰ্মচাৰীসকলেও নিজৰ বিভাগত উন্নত মানৰ কাৰ্যদক্ষতা দেখুৱাবলৈ চেষ্টা কৰিব ।
    Demerits(): Lack of practical experience; reduced morale for subordinates; discontent among seniors; expensive and time-consuming.

    Indirect Recruitment (পৰোক্ষ প্ৰৱেশন পদ্ধতি)
    Merits: Administrative experience; high motivation; reliable assessment of merit; economical and time-saving.
    Demerits: Less democratic; limited pool of talent; risk of incompetence; rigidity and conservatism.

  2. Question: Explain Max Weber's Theory of Bureaucracy. To what extent is this theory applicable to developing countries?
    (মেক্স ওৱেবাৰৰ আমোলাতন্ত্ৰৰ তত্ত্বটো ব্যাখ্যা কৰা। উন্নয়নশীল দেশৰ ক্ষেত্ৰত এই তত্ত্ব কিমানদূৰ প্ৰযোজ্য?)
    Answer:

    Max Weber viewed bureaucracy as a rational administrative structure based on legal-rational authority. His ideal bureaucracy includes:

    • Division of Labour (শ্ৰম বিভাজন)
    • Hierarchy (অধিক্ৰম পদ্ধতি)
    • Rules and Regulations (বিধি-বিধানৰ প্ৰাধান্য)
    • Merit-based Recruitment (মেধাৰ ভিত্তিত নিযুক্তি)
    • Career Orientation (বৃত্তিগত স্থিতি)
    • Impersonality (নিৰপেক্ষতা)

    Applicability to Developing Countries:
    Developing nations like India have adopted structural elements such as merit-based recruitment and hierarchy. However, practical issues like corruption, favouritism, red-tapism, and resistance to change limit its full application. Thus, while Weber’s model provides structure, real efficiency and neutrality are often undermined by political and social factors.

    3. Saheb is Busy New Notes Coming shortly....(13/12/2025)

    Theory of Bureaucracy image

Related Resources